我們?yōu)槟峁┝艘恍╆P于墨爾本大學申訴成功率UP的申訴信寫作技巧!

在開始之前，我們強烈建議您閱讀大學網站上的申訴程序和申訴學生指南。這將幫助您理解Appeal的規(guī)則，什么是可能的，什么是不可能的，以及應向誰提出您的申訴。

當您寫申訴信時，始終嘗試站在閱讀它的人(即投訴調查員)的角度。試圖想象如果他們親自面對您，他們會有什么問題。試著想象他們可能需要了解的更多信息，以做出決定。

一、了解您的理由

最好時刻記住您投訴的理由以及您將如何為這些理由尋找支持，換句話說，證據(jù)。您的學校是否沒有達到公布的標準(例如在課程文件或網站上)?是否有人對您行為不當(例如發(fā)送不當?shù)碾娮余]件/短信或在他人面前貶低您)?

1.收集證據(jù)

考慮一下您可以獲得的任何支持文件，這些文件可以幫助您的案件。要有效地準備一個案件，您需要用證據(jù)來支持您所說的話。這可能包括：

您的成績單

醫(yī)療證明

您的父母/家人/室友/實習提供者的支持信

其他學生的證人聲明

您的課程手冊或PGR實踐準則的摘錄

您與工作人員的通信副本

如果您需要電子郵件副本或考試委員會會議記錄的副本，那么您可能需要通過數(shù)據(jù)保護辦公室申請主題訪問請求。

您還應該仔細檢查您的課程手冊或任何其他已發(fā)布文件中的內容。您可能在文件中查找所述程序與實際發(fā)生的情況之間的差異。

請記住，投訴調查員將要求您投訴所涉及的情況的負責人提供對您的投訴的回應。盡管這聽起來很明顯，但還是值得說一下，不要在您的投訴中放入任何您知道可以被反駁的內容。這只會削弱您整個案件。

二、構建投訴

1.詳細

不要太擔心您的投訴的長度。您的目標是向調查員提供他/她需要充分了解情況以及您為什么投訴的所有信息。您必須具體。您越具體，提供的細節(jié)越多，您的投訴在第一階段被采納的機會就越大。例如：

不要只說：“我被誤導了，對我的課程選擇產生了影響。”

為什么不呢?想象一下，如果調查員對這樣一個含糊的陳述會有什么看法。它立刻引發(fā)了更多的問題。誰誤導了您?什么時候?以什么方式?他們確切地對您說了什么?這有什么后果?有沒有證據(jù)?等等。

您需要清晰而具體地列出事件和后果，以幫助調查員了解您的投訴。

2.相關性

好吧，您的投訴需要大量的細節(jié)，但您需要確保這些是相關的細節(jié)。繼續(xù)幾頁幾頁地描述您上大學以來發(fā)生的一切是沒有意義的。這將使調查員陷入困惑并惱火，因為他/她要費力查找您的觀點。在極端情況下，大學甚至可能拒絕處理您的投訴，直到您修改為更容易理解的內容。

堅持只提供與您提出的投訴直接相關的信息。如果您認為需要提供背景信息以使調查員了解背景，請制作一個單獨的“背景”部分，并清楚地解釋這些信息的目的。

3.清晰度

如果使用標題將您的投訴劃分為“章節(jié)”有助于讀者理解您的案件，那么不要猶豫，使用標題將您的投訴劃分為“章節(jié)”。無論是學者還是非學者，人們更容易處理幾個較小的信息塊，而不是一大坨文本。

最終，您希望讀者能夠理解您的觀點，而不是感到困惑。您需要做到這一點，因為您試圖影響一個決定。不清晰的信件會引發(fā)疑慮，而在疑慮時的自然沖動是保持事情不變。

在提交之前，讓其他人(例如咨詢中心團隊的成員)閱讀您的投訴可能會有所幫助。這為您提供了一個理想的機會，以查看您是否已經清楚地描述了案件。

4.邏輯性

一個好的論點應按邏輯順序展開。盡量確保您投訴的每一段都是基于前一段的。不要強迫讀者從這個八月跳到上一個

六月，然后再到上周，再經過2002年。盡量使您的案件成為一部時間順序敘述。

5.避免情感用語

請記住保持正式和商務。如果您避免對抗性，敵對或過于情感化的語言，那么您說服將考慮您的投訴的人的機會將會更大。保持客觀和事實將為您提供良好的幫助，并表明正在閱讀的人對案件的優(yōu)點足夠有信心，不會訴諸情感。

避免使用情感用語，比如

“……真是可恥……”和

“……我無法相信他們居然敢這么做……”

堅持事實更有力量。投訴調查員想知道事實，而情感是觀點。他們想知道發(fā)生了什么事情?以及有什么后果?情感語言可能讓人反感，并被視為絕望的跡象。情感語言可能激怒您試圖爭取支持的人。它會削弱您的信息，并分散注意力。

避免人身侮辱、諷刺和攻擊。您對導師的個性和習慣可能有您的看法，但請記住，是事實構成投訴，而不是意見。

在大多數(shù)情況下，您可能仍然需要與您的投訴中提到的人共同工作或學習。如果您已經稱呼他們您能想到的所有名字，那么恢復良好的工作關系會更加困難。您可以編寫一個有效而有力的投訴，同時保持外交。

顯然，您有時仍然必須寫關于情感充沛的事件和情況，但請記?。?/p>

在事實上寫關于情感，而不是在事實上寫情感。

6.保持合理

大學員工和其他學生都是人，偶爾會犯錯誤。在提出投訴時，盡量保持適度。如果您表明已經嘗試以非正式方式解決問題，愿意在適當情況下妥協(xié)，并堅守事實，您的投訴被認真對待的機會要大得多。

7.補救措施

正如您所看到的，投訴表格有一個特定的部分，要求您概述您尋求什么補救措施。這是您需要在提出投訴時提前考慮的事情。您選擇的補救措施必須是現(xiàn)實的、相關的和合理的。補救措施的示例可能包括：

對您的工作提供更詳細的反饋。

更頻繁地與老師會面。

要求另一名學生停止在講座中盯著您或給您發(fā)短信。

要求問題的責任人向您道歉。

為了未來學生的利益，修改政策或程序。

您所遭受的損失獲得財務賠償。

可能適合要求多個補救措施。

避免不切實際的要求。即使您認為某名員工對您的行為不當，要求扣除他們的薪水或對他們進行紀律處分是毫無意義的，因為投訴調查員沒有權力這樣做。當然，在某些情況下可能需要采取紀律行動，但在這種情況下，投訴調查員會將案件轉交給人力資源部門，由他們決定采取何種措施。

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